Hvad betyder Process mining?
Process mining omsætter registrerede hændelser til et billede af en proces. I stedet for kun at bruge en tegnet idealproces ser man eksempelvis, hvordan konkrete ordrer bevæger sig fra modtagelse til levering. Analysen kan vise varianter, ventetid og trin, der bliver udført flere gange.
Metoden er nyttig, før en virksomhed vælger, hvad der skal automatiseres. Det hurtigste trin er ikke nødvendigvis det vigtigste. En opgave, som fylder meget i medarbejdernes fortællinger, kan vise sig at være mindre væsentlig end en skjult ventekø. Resultatet afhænger dog af, hvilke hændelser systemerne faktisk registrerer.
Start med sager, aktiviteter og tid
En brugbar hændelseslog forbinder aktiviteter til et stabilt sags-id og et tidsstempel. Sagen kan være en ordre, en indkøbsanmodning eller en supportsag. Aktiviteten beskriver, hvad der skete, eksempelvis modtaget, sendt til godkendelse eller godkendt. Et system med kun den seneste status fortæller ikke nødvendigvis, hvordan sagen nåede dertil. Før analysen skal teamet derfor kontrollere datakilder, tidszoner, dubletter og betydningen af hver registrering. En automatisk statusændring og en medarbejders reelle færdiggørelse af en opgave kan være to forskellige begivenheder.
Brug mønstret som grundlag for undersøgelse
Et proceskort kan vise, at bestemte sager ofte vender tilbage til samme trin. Det er et spor, der skal forklares sammen med de personer, som udfører arbejdet. Måske mangler der oplysninger, måske er kontrollen nødvendig, eller måske registreres aktiviteten misvisende. Logdata alene fastslår ikke årsagen. Skeln også mellem arbejdstid og tid, hvor sagen venter på en kunde eller leverandør. Prioritér forbedringer efter hyppighed, konsekvens og mulighed for ændring. Aftal derefter en konkret intervention og sammenlign tilsvarende sager før og efter, så proceskortet fører til en afprøvbar beslutning.
Et eksempel fra praksis
En handelsvirksomhed vil automatisere tilbudsudarbejdelse. En analyse af sagsloggen viser i et tænkt eksempel, at mange tilbud først venter på manglende produktmål og derefter genåbnes. Teamet gennemgår et udvalg af sager og taler med sælgerne. Før en AI-skrivefunktion bygges, afprøver man en bedre behovsformular. Målingen bliver færre genåbninger og kortere gennemløbstid for sammenlignelige tilbud, ikke blot antallet af automatisk producerede dokumenter.
Typiske faldgruber
- At kalde tid mellem to registreringer for medarbejderens aktive arbejdstid.
- At overse manuelle trin, som slet ikke findes i systemloggen.
- At bruge proceskortet som personrangering uden at forstå sagernes forskelle.
Det skal I afklare
- Kontrollér et udvalg af komplette sagsforløb mod den virkelige arbejdsgang.
- Beskriv manglende hændelser, datoperiode og den præcise betydning af tidsmål.
- Vælg én forbedring og aftal en sammenlignelig måling af dens virkning.
Spørgsmål og svar
Er process mining det samme som at tegne et flowchart?
Nej. Et flowchart kan beskrive den ønskede proces. Process mining bruger registrerede forløb til at undersøge, hvilke veje sagerne faktisk har fulgt.
Skal alle virksomheder købe et process mining-værktøj?
Nej. En afgrænset analyse af pålidelige sagsdata kan være nok til en første beslutning. Specialværktøjer bliver relevante, når datamængde, kompleksitet og løbende analyse kræver mere.
Kilder og videre læsning
De tekniske begreber bygger på nedenstående kilder. Eksemplerne er illustrative og viser, hvordan I kan arbejde med emnet.
- Microsoft: Overview of process mining ↗Analyse af faktisk procesadfærd ud fra hændelsesdata.
- Microsoft: Prepare processes and data ↗Krav til sags-id, aktivitet og tidsstempler samt begrænsninger i logdata.