Fra en manglende kvittering til et kontrollerbart forslag

Banken viser en betaling. Mappen med bilag viser ingenting. Før nogen kan kontere den, skal der findes en kvittering, og det er tit dér, arbejdet går i stå mellem bogholder og klient. En assistent kan begynde med at samle dokumenterne for den rigtige klient og periode. Den kan sammenholde posteringerne med de bilag, der er kommet ind, og foreslå en besked om det, der mangler. Bogholderen kan se, hvilken betaling beskeden vedrører, tjekke grundlaget og afgøre, hvad klienten skal bedes om. Når kvitteringen kommer, kan assistenten hente dato og beløb og foreslå en kontering ud fra klientens tidligere praksis. Hvis teksten er utydelig, eller beløbet afviger, bliver originalen lagt frem til gennemgang. En medarbejder retter eller godkender forslaget, før det bliver brugt i økonomisystemet. Det samme princip kan bruges i perioderapporten, hvor et udkast ledsages af det materiale, revisoren skal bruge for at drage sin konklusion. Hvis jeres kontor vil afprøve det, så vælg én type bilag, der går igen, eller én afstemning, der ofte stopper på samme sted. Beskriv arbejdsgangen i formularen uden at sende klientoplysninger. Så kan vi tale om, hvilke oplysninger og godkendelser netop den opgave kræver.